Det är dags för det andra avsnittet i min serie med tips för löneförhandlingen. Jag fortsätter att kalla den anställda för Eva och hennes chef Gudrun.
Tidigare inlägg:
Avsnitt I:
Hur avgörs lönenivån?AVSNITT II: LÖNEPROCESSENDet finns all anledning för Eva att förstå hur löneprocessen går till. Inte för att visa förståelse för Gudruns eventuella svårigheter att få loss mer pengar, men för att veta vad informationen är värd i olika skeden, och för att förstå var och när en förhandling kan ge resultat.
Processen ser naturligtvis olika ut på olika arbetsplatser. Vissa jobbar i väldigt små företag, andra jobbar på företag med personalavdelningen utomlands där det inte förekommer någon normal svensk förhandling, men jag utgår här ifrån ett scenario med en relativt stor svensk organisation. Jag kallar den "företaget" men det kan lika gärna handla om en verksamhet i den allmänna sektorn.
När fördelas löneökningarna?Man kan säga att Eva kan få mer pengar på två sätt: Dels i de ordinarie löneförhandlingarna, som ofta slutförs på våren, dels genom andra typer av lönepåslag under andra delar av året. Den senare typen av lönepåslag kallas löneglidning och kan gälla befordran eller annat byte av arbetsuppgifter. Men det kan också gälla en sådan sak som justeringar av felaktiga löner med medel utöver den ordinarie potten, något som ofta kallas "höstlöv" eller liknande.
När bestäms nivån?För arbetsgivaren är det viktigt att veta hur de förväntade intäkterna och utgifterna ser ut i förväg. Därför görs en budget. I denna budget finns också en post för löner, så man kan säga att utrymmet för löneökningar är fastslaget innan förhandlingarna drar igång.
Det finns ingen lag som säger att en budget inte kan spräckas (snarare tvärtom) men i stora drag vet företagsledningen vilka löneökningar man har råd med. Den avsatta summan gäller både ordinarie löneökningar och löneglidningen. Eftersom det är svårare att ha kontroll över den senare så brukar man inte vilja hamna alltför nära budgetens siffror redan i vårens förhandlingar. Om det till exempel är avsatt 5 % för ökade löner vill man kanske hamna på 3 % ökning i de ordinarie löneförhandlingarna.
Chefens och fackets förberedelserLåt oss nu vända åter till Gudrun och Eva ett slag. Gudrun är den chef som har personalansvaret för Eva, och är därmed också den som är ansvarig för att sätta Evas lön. Men i den lokala löneförhandlingen medverkar också Antonia från personalavdelningen och Hanna som är lokal löneförhandlare för Evas fackförbund.
Ibland får avdelningarna sina 3 % tilldelade på en gång, men det här är ett företag med en ledningsgrupp som vill uppfattas som modern. Processen börjar med att företagsledningen ber Eva och Antonia att göra preliminära förslag på nya löner för de anställda på avdelningen. De går då tillsammans igenom de anställda, funderar över vem som gjort ett bra jobb och vem som ligger alldeles för lågt sedan tidigare och föreslår nya löner. Dessa nya lönenivåer meddelas inte till någon på avdelningen ännu, men ska visa sig vara ganska avgörande för det slutliga utfallet.
Ungefär samtidigt som Eva och Antonia gör sina bedömningar blir Hanna kallad till fackets centrala förhandlare på företaget. Där får hon information om vilka områden man prioriterar för året. Det kan till exempel handla om att vissa yrkesgrupper står i fokus, att statistiken visar att en åldersgrupp halkat efter eller att man beslutat sig att kräva en satsning på kompetensutveckling i år för att möta hotet från Indien.
De siffror som Gudrun och andra chefer skickade upp visade att alla tyckte att just deras personal var värd lite extra påslag, närmare bestämt ungefär 7 % istället för de 3 % som ledningen hade tänkt sig. Detta leder till att Gudrun, precis som alla andra chefer, får en pott med 42 % av de pengar hon äskade för lönehöjningar att fördela.
Det kan vara värt att notera att Gudrun inte får en krona extra för att hon har två anställda på sin avdelning som kom in med alldeles för låg ingångslön. Tvärtom, 3 % på deras alltför låga löner är ju mindre än 3 % på de högre löner som de två borde ha haft. Det är alltså extra svårt att rätta till dessa missförhållanden, så se till att aldrig acceptera en alltför låg ingångslön!
Den lokala förhandlingenNär nu potten som ska fördelas är bestämd gör Gudrun och Antonia om sina förslag, i stort sett bibehålls fördelningen men med lägre summor. De bjuder sedan in Hanna till lokala förhandlingar. Hanna har förberett sig genom att gå igenom lönelistorna, fundera över årets prioriterade områden och prata med några ur personalen hon förhandlar för. De tre går sedan igenom listan och diskuterar de medarbetare där de inte är överens om att den föreslagna lönenivån är rätt.
Hanna har varit med några år, så hon bryr sig inte om att förhandla på ett sätt som ska vara alltför smidigt. Där Gudrun föreslår en låg löneökning och Hanna håller med begär hon ändå att Gudrun och Antonia tar fram en handlingsplan för individen, för att det inte ska behöva bli likadant nästa år. Och där Hanna tycker att Gudrun har gjort det lätt för sig genom att låta någon ligga kvar på alltför låg nivå bara för att den individen inte kommer att ställa till besvär så jämför Hanna med andra anställda med samma arbete men med högre lön och ber Gudrun motivera skillnaden.
Genom att inte acceptera förslagen vid första mötet sätter Hanna lite tidspress på Gudrun och Antonia. För att hinna klart till det datum då ledningen krävt att lönerna ska vara klara går Gudrun Hanna till mötes på någon eller ett par punkter. Egentligen har Hanna ingen makt, Gudrun kan sätta lönerna som hon vill, även mot Hannas vilja, men hon måste få Hannas signatur på ett papper som säger att löneprocessen gick korrekt tillväga. För att inte detta protokoll ska innehålla en besvärlig lista med de medarbetare som Hanna inte tyckte fått korrekt behandling så kan hon ändå få igenom en del av sina förslag till ändringar eller åtgärder.
Den ordinarie förhandlingen avslutas sedan med att Gudrun har ett enskilt samtal med var och en av sina medarbetare. Hon informerar om vilken höjning Eva får och vilken den nya lönen blir, och Eva ger sin reaktion på detta.
Sedan då?Den ordinarie lönerevisionen är klar, men Eva kan alltså få ytterligare lönepåslag under året. Kom ihåg att det fanns nästan lika mycket till att fördela genom löneglidningen. Om Eva ligger för lågt bör alltså både Hanna och Gudrun hjälpa till att dra upp en strategi för hur dessa kan komma Eva till del. Ett sätt kan vara att ge Eva större ansvar eller nya uppgifter. Eva kan till exempel få leda ett projekt, representera enheten i någon kommitté eller få ansvaret för en förbättring av arbetsflödet. Till skillnad från den vanliga potten så tillfaller inte dessa extra pengar alla anställda. Därför kan det faktiskt bli betydligt högre belopp som går till Eva via löneglidning än i den lokala löneförhandlingen.
Kommande avsnittSom ni har märkt hade Eva själv en ganska marginell roll i de här förhandlingarna. Så har det kanske varit under hennes första år som anställd, men så behöver det inte vara. Hon kan få en betydligt bättre löneutveckling genom att engagera sig mer själv i sin löneförhandling.
Avsnitt III kommer att handla om hur man på bästa sätt förbereder sig inför sin löneförhandling.
